Preparar los trámites y documentos para exportar

Para exportar desde Uruguay es necesario contar con determinada documentación comercial, aduanera, logística y, según el producto, certificaciones específicas. Estos documentos permiten respaldar la operación de compraventa, declarar la salida de la mercadería ante la Aduana, coordinar el transporte internacional y acreditar el cumplimiento de requisitos exigidos por el mercado de destino.

La documentación requerida puede variar según el producto exportado, el país de destino dentro de la Unión Europea, el medio de transporte utilizado y las condiciones pactadas entre el exportador y el comprador.

Documentos comerciales

Son emitidos por el exportador y están vinculados a la operación de compraventa.

Factura proforma

Es una prefactura entregada por el exportador (vendedor) al importador (comprador) para darle a conocer con exactitud el precio que tendría que pagar por las mercancías y en qué condiciones se va a realizar la venta (indica si la mercancía será transportada por vía marítima, aérea o terrestre; si los embarques serán parciales o totales y el plazo de entrega de la mercancía). Habitualmente se expide a los efectos de atender las disposiciones aduaneras de un país determinado y para que el importador pueda gestionar ante su banco la apertura de un crédito documentario a favor del exportador.

Se presentan igual que las facturas comerciales normales, pero debe incluirse la mención “Proforma”. Es importante entender que no implica un pago por parte del comprador y la descripción de los datos que aparecen debe ser lo más detallada posible. Generalmente se utilizan hojas con membrete para confeccionarla y tiene un plazo determinado de validez en lo referente a las condiciones en ella establecidas.

Factura comercial

Es el documento emitido por el exportador a la orden de su cliente importador. En él se fijan definitivamente las condiciones de venta de las mercancías (importe a pagar, etc.) y sus especificaciones. Sirve como comprobante de la venta efectuada, exigiéndose para la exportación en el país de origen y para la importación en el país de destino. También se utiliza como justificante del contrato comercial.

En una factura deben figurar los siguientes datos: fecha de emisión, de envío de la mercancía, medio de transporte y lugar de destino; nombre o razón social del exportador e importador y su domicilio; descripción detallada de la mercancía; condiciones de pago, cantidad; precio unitario y total según el Incoterm pactado; y términos de entrega. Para su presentación ante las autoridades uruguayas, la factura deberá estar redactada en español o acompañada de la traducción correspondiente. La documentación enviada al comprador también podrá emitirse en otro idioma, según lo acordado entre las partes y los requisitos del país de destino.

Documentos de transporte

Según el medio de transporte utilizado en la operación de exportación, se generan algunos de estos documentos. En términos generales, representan la propiedad de la mercadería, constituyen prueba de la existencia y de las condiciones del contrato de transporte, y funcionan como recibo de las mercaderías por parte del transportista. En definitiva, se envían al importador para garantizar que la mercadería ha sido depositada en el medio de transporte acordado (barco, tren, avión, etc.) y le permitirá retirar la mercadería en el punto de destino.

El representante del medio de transporte tiene la obligación de extender el documento, en el que deben consignarse el lugar de salida y de llegada de la mercancía, el medio de transporte utilizado, la fecha de salida y la fecha prevista de llegada, el nombre del remitente y del destinatario, los gastos que conforman el flete, la descripción de la mercadería transportada, su peso, el número de bultos, etc. y el monto total pagado o por pagar.

Los documentos básicos utilizados en el transporte internacional que generalmente se adjuntan a una copia de la factura comercial son:

• Marítimo: CONOCIMIENTO DE EMBARQUE (B/L o Bill of Lading)
• Aéreo: GUÍA AÉREA¹ (AWB o Air Waybill)
• Terrestre: CARTA DE PORTE (CRT)

Documentos de seguro

En comercio internacional existen numerosos riesgos y situaciones no deseadas de las que los exportadores deben protegerse. Existen diversos tipos de seguros que minimizan riesgos relacionados con las mercancías durante su traslado, así como en las operaciones de carga y descarga y estancia en almacenes previos o posteriores al transporte. El costo de la contratación del seguro está a cargo del exportador o del importador, según lo acordado entre las partes (Incoterms²). Algunos de los seguros más utilizados son:

Seguro de Transporte

Es el documento mediante el cual la mercancía quedará cubierta frente a determinados riesgos que pueden presentarse durante su traslado hasta el destino final. En esta póliza es importante que el exportador y el comprador definan en forma precisa cuáles son los riesgos³ que estarán cubiertos. La prima del seguro es fijada de acuerdo con la modalidad de transporte, la especie y el valor de la mercancía.

El contratante de este tipo de seguro siempre debe ser el dueño de la mercadería, quien cuenta con diversas opciones de modelo de contratación: pólizas individuales (cubierto un solo viaje) y pólizas globales o flotantes (cubiertas todas las operaciones del asegurado, previa comunicación sobre la salida de las mercancías, la que suele ser utilizada por aquellas empresas que realizan exportaciones y/o importaciones habitualmente).

El Banco de Seguros del Estado (BSE) ofrece coberturas para el transporte de mercadería orientadas a distintos actores de la operación, como propietarios de la carga, empresas transportistas y operadores logísticos. Entre las opciones disponibles se incluyen responsabilidad civil del transportista, responsabilidad civil para operador logístico, transporte de mercadería por un viaje y transporte de mercadería propia anual.

Seguro de postembarque

Es el que protege a la empresa si se presenta algún problema por insolvencia, quiebra o incumplimiento de pago por parte del cliente.

Documentos aduaneros

El Documento Único Aduanero (DUA) es utilizado para cumplir con las formalidades aduaneras de salida de mercaderías desde Uruguay.

Documentos extraaduaneros y certificaciones o declaraciones de origen

Según el producto y los requisitos del mercado europeo, pueden requerirse certificados adicionales como certificados sanitarios o fitosanitarios, certificados vinculados al embalaje u otras certificaciones específicas por producto.

En materia de origen, el Acuerdo Mercosur–Unión Europea establece como sistema definitivo la declaración de origen, también conocida como autocertificación de origen. A través de este mecanismo, el propio exportador declara, en la factura u otro documento comercial que describa la mercadería, que el producto cumple con las normas de origen aplicables. Esta declaración puede ser verificada posteriormente por las autoridades aduaneras.

Al realizar la declaración de origen, el exportador debe tener en cuenta que el número de referencia corresponde al RUT, que en el campo de origen preferencial debe indicarse “Mercosur” y que la declaración debe estar firmada por un responsable legal de la empresa. Para ello, está habilitada la firma electrónica avanzada. También debe indicarse el nombre de quien firma, así como el lugar y la fecha cuando no coincidan con los del documento comercial.

El texto de la declaración no debe modificarse, salvo cuando sea necesario indicar cuáles son los productos alcanzados por la declaración, en caso de que la factura u otro documento comercial incluya productos no originarios. Tampoco deben agregarse sellos, firmas o referencias de terceros que hayan participado en la operación.

Durante un período transitorio de tres años, las exportaciones del Mercosur podrán continuar utilizando el sistema tradicional de certificado de origen emitido por entidades habilitadas, mientras se avanza hacia la implementación plena del sistema de autocertificación. El acuerdo prevé la posibilidad de extender este período por hasta dos años adicionales. El certificado de origen podrá emitirse en formato papel o digital, incluyendo PDF con firma digital.

Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE)

La Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) reúne información y gestiones vinculadas a las operaciones de comercio exterior en Uruguay. A través de sus herramientas, las empresas pueden consultar documentos obligatorios y acceder a guías para realizar trámites ante los organismos competentes.

La herramienta de consulta de documentos obligatorios permite identificar la documentación exigida por la Dirección Nacional de Aduanas según la operación y producto. En el caso de las exportaciones, es importante considerar que VUCE informa los requisitos aplicables en Uruguay; sin embargo, pueden existir documentos o certificaciones adicionales exigidos por el país de destino, incluyendo requisitos específicos para ingresar al mercado europeo.

Por su parte, la Guía de Trámites de VUCE reúne procedimientos vinculados a exportaciones, importaciones, admisión temporaria, tránsito, registros y operaciones especiales.

En el marco del Acuerdo Mercosur–Unión Europea, VUCE cumple un rol relevante para los productos que ingresan al mercado europeo mediante cuotas. En estos casos, las solicitudes de cupo se tramitan a través de VUCE, según el producto y el organismo interviniente.

Para los cupos de exportación de carne, el trámite se realiza ante el Instituto Nacional de Carnes (INAC). Para el resto de los cupos de exportación previstos en el acuerdo, el organismo interviniente es la Asesoría de Política Comercial (APC) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).